METODE DISKUSI DAN TEKNIK PERSIDANGAN

METODE DISKUSI DAN TEKNIK PERSIDANGAN

A.    Metode Persidangan

Persidangan dengan segala aspeknya merupakan bentuk pengetahuan yang harus diketahui oleh para aktivis dan fungsionaris organisasi.

Mempelajari seluk-beluk persidangan tentunya ini adalah merupakan suatu upaya mewujudkan suatu sistem persidangan yang baik dan benar, karena merupakan tanggung jawab bagi aktivis untuk mengetahui dan mempelajari lebih mendalam.

B.    Pengertian Sidang

Sidang adalah suatu pertemuan formil di antara beberapa orang guna membicarakan suatu permasalahan dan berusaha mencari pemecahannya serta memformulasikan pemikiran, input yang berkembang juga melahirkan keputusan yang konkrit.

C.    Macam-macam Sidang

     Ditinjau dari peserta          :

Z  Sidang Pleno

Z  Sidang Komisi

Z  Sidang sub. komisi

     Dari segi keputusan          :

®       Kongres / Munas / Muktamar

®       Konferensi / Muscab

®       Musyawarah Daerah (Musda)

®       Rapat Anggota

     Dari segi jabatan               :

     Rapat Presidium

     Rapat Pengurus

     Rapat Pleno

     Rapat bagian seksi bidang

     Rapat Pimpinan

D.    Unsur-unsur Persidangan

1. Tempat/ruang sidang                          6. Sekretaris/notulen sidang
2. Perlengkapan Sidang                         7. Keputusan sidang
3. Waktu sidang                                      8. Acara sidang
4. Peserta sidang                                    9. Tata tertib Sidang
5. Pimpinan sidang

1.     Tempat/Ruang Sidang

Suatu tempat pertemuan formal tentu harus dilihat segala aspek, guna kelangsungan sidang dengan baik dan mencapai hasil yang diharapkan.

Beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh tempat sidang yang menopang kelancaran sidang, yaitu :

Z  Tempat cukup luas dan dapat menampung peserta

Z  Ruang harus bersih dan sehat

Z  Dilengkapi dengan tempat dan perlengkapan shalat

Z  Cukup air dan terdapat WC

Z  Keamanan yang terjamin

Z  Ventilasi yang baik

Z  Terdapat ruang tempat sidang komisi

Z  Terdapat ruang istirahat

2.     Perlengkapan Sidang

Perlengkapan sidang harus dipunyai sewaktu sidang di selenggarakan adalah :

     Kursi dan meja sidang

     Penerangan yang cukup

     Palu sidang

     White Board dan spidol

     Podium

     Sound sistem

     Alat tulis menulis

     Dekorasi ruangan

3.     Waktu sidang

Dalam menentukan waktu persidangan harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

®       Memperhitungkan kesempatan peserta untuk hadir

®       Diusahakan jangan mengganggu waktu shalat

®       Jadwal waktu bersidang tergantung besarnya masalah

®       Pemakaian waktu seefisien mungkin

®       Hendaknya diperhatikan waktu untuk istirahat

®       Waktu berakhirnya persidangan sudah dapat ditentukan

®       Pemberitahuan kepada peserta agar memperhatikan waktu ini.

4.     Peserta sidang

Unsur paling pokok dalam suatu persidangan adalah peserta sidang. Peserta sidang adalah mereka yang sudah mempunyai hak untuk mengikuti sidang terebut, serta di undang penyelenggara. Hendaknya dalam persidangan, peserta sidang harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

Ä  Di undang oleh penyelenggara

Ä  Dalam setiap pembicaraan harus berusaha memecahkan masalah

Ä  Mengetahui dan mengerti tentang masalah yang akan di bahas.

Ä  Peserta diharapkan jangan sampai emosional dalam menanggapi setiap persoalan.

5.     Pimpinan sidang

a)     Tugas dan kewajiban pimpinan sidang :

     Mengarahkan sidang untuk menyelesaikan masalah

     Meminta persetujuan peserta dalam menyusun acara /pembicaraan

     Menjelaskan masalah yang akan di bahas

     Menjaga kelancaran dan ketertiban persidangan

     Memberikan masalah, menyalurkan/mengarahkan pendapat/ pembicaraan peserta.

     Menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali

     Mengusahakan agar mendapat kesepakatan dalam keputusan.

b)     Syarat-syarat pimpinan sidang

Z  Mempunyai jiwa kepemimpinan

Z  Berpengalaman dan berpengetahuan luas

Z  Paham dengan tata cara sidang

Z  Bijaksana dan bertanggung jawab

c)     Sikap pimpinan sidang

Ä  Sopan dan hormat dalam setiap kata dan perbuatan

Ä  Memiliki vitalitas tinggi

Ä  Disiplin dan sabar

Ä  Menghargai pendapat orang lain

Ä  Bersikap adil terhadap semua peserta

Ä  Simpatik dan menarik

d)     Sebab-sebab seorang menjadi pimpinan sidang

     Dipilih pimpinan sidang

     Karena jabatan / kedudukannya

     Ditunjuk oleh atasannya

     Diminta secara spontan oleh peserta

6.     Sekretaris/notulen sidang

Setiap persidangan hendaknya mempunyai notulis sidang yang bertugas mencatat risalah persidangan (jalan dan peristiwa yang terjadi selama persidangan berlangsung). Hal ini sebagai tanda bukti, bahwa bila mana terjadi hal-hal yang tak terduga dan memerlukan suatu keputusan ditinjau kembali.

7.     Keputusan sidang

Keputusan sidang merupakan hasil dari seluruh persidangan dan hal ini diformulasikan dari semua pendapat peserta yang kemudian dimintakan kesepakatan bersama mengenai keputusan sidang. Jadi keputusan sidang merupakan The Final Solution dari suatu persidangan. Adapun prosesnya sebagai berikut :

a.     Kualifikasi : Saling menyatakan pendapat masing-masing peserta.

b.     Interpretasi : Penafsiran pendapat agar dapat pengertian yang jelas

c.      Diferensiasi : Terdapat perbedaan pendapat secara perorangan

d.     Motifikasi : Motif yang sama dikumpulkan, sehingga diperoleh gambaran yang agak jelas

e.     Polarisasi : Pendapat yang sama dikumpulkan sehingga diperoleh gambaran yang agak jelas

f.       Kontradiksi : Terjadi konflik akibat perbedaan pendapat yang menajam.

g.     Integrasi : Pernyataan semua pendapat yang merupakan kesimpulan yang dapat diterima oleh semua peserta

8.     Acara sidang

Setiap acara sidang harus dipersiapkan oleh penyelenggara semaksimal mungkin. Acara sidang sudah barang tentu membicarakan masalah politik yang akan dibahas dalam persidangan. Konsep/rancangan acara sidang disodorkan oleh pimpinan sidang kepada peserta untuk diminta persetujuannya. adapun pembahasannya dilakukan sesuai dengan aspirasi yang berkembang.

9.     Tata tertib Sidang

Dalam suatu hal yang akan dilaksanakan harus ada aturan permainan yang mengaturnya, tanpa adanya suatu aturan maka hal tersebut akan rancu dan kacau. Untuk itulah pada suatu persidangan, guna ketertiban, ketenangan dan kelancarannya, maka tatatertib selain etika dan kebiasaan sidang harus pula disusun sesempurna mungkin.

E.     Cara pemakaian Palu

1.     Satu kali

a.     Untuk skor sidang dan membuka kembali

b.     Untuk memberi perhatian/memperingatkan peserta

c.      Untuk skor selama 1 kali 15 menit, 1 kali 30 menit

d.     Untuk mengambil keputusan sementara

e.     Untuk memindahkan pimpinan sidang

2.     Dua kali

a.     Untuk skor sidang selama 2 kali 15 menit, 2 kali 30 menit

b.     Untuk membuka kembali atau mencabut skor

3.     Tiga kali

Ø  Untuk membuka atau menutup persidangan secara resmi

Ø  Untuk membuka acara secara resmi

Ø  Untuk menutup acara secara resmi

Ø  Untuk menetapkan keputusan akhir/mensahkan keputusan yang prinsip

4.     Bentuk tempat persidangan

Ó      Ladam kuda

Ó      Lingkaran

Ó      Segi empat

5.     Beberapa istilah persidangan

Ó      Skorsing

Adalah untuk menghentikan sidang sementara waktu guna menyegarkan suasana sidang untuk istirahat, yang biasanya minimal 15 menit, dan maksimal 2 kali 24 jam.

Ó       Lobbying

Adalah untuk menghentikan jalannya persidangan dalam tempo singkat untuk mencari persesuaian paham guna mencari kesepakatan yang tidak dapat diambil di ruang persidangan.

Ó      Interupsi

Adalah pemotongan persidangan (pembicaraan) atau menyela dari satu orang peserta oleh peserta lainnya.

6.     Jenis interupsi

Z  Poin of order

Pemotongan pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lainnya, yakni orang yang di interupsi melakukan pembicaraan yang menyimpang dari permasalahan yang sedang dibicarakan.

Z  Poin of Information

Pemotongan pembicaraan dari satu orang peserta terhadap peserta lainnya, yakni menambah informasi guna melengkapi pembicaraan yang dilakukan oleh peserta yang di interupsi.

Z  Poin of personal privilege

Pemotongan pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lainnya, yakni meminta kepada pimpinan sidang untuk menghentikan pembicaraan orang yang di interupsi, karena telah menyinggung martabat seseorang

Z  Poin of clarification

Pemotongan pembicaraan dari satu peserta terhadap peserta lainnya, yakni mencoba men-clear-kan  masalah agar tidak terjadi perbedaan pendapat yang menajam (terjadi kesalahan pemahaman antara dua atau lebih peserta sidang).