PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

I. PENDAHULUAN

1. Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia mencapai tujuan tertentu. untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan suatu proses yang tertib.

2. Administrasi dalam pengertian luas maupun sempit, dalam penyelenggarannya diwujudkan dalam fungsi – fungsi administrasi, yang terdiri dari rencana (palnning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengawasan (controling). Pengelolaan fungsi – fungsi administrasi pada suatu organisasi seperti HMI yang memiliki jumlah cabang, aparat dan aktifi tas yang besar, sangat membutuhkan suatu

keseragaman administrasi (uniformatis). Untuk memenuhi kebutuhan itu dan demi terwujudnya tertib serta kerapihan administras, penyempunaan pedoman administrasi kesekretariatan ini merupakan suatu jawaban,

melihat semakin kompleksnya penyelenggaraan administrasi HMI dimasa mendatang.

3. Dengan bertitik tolak dan berperang pada kepraktisan (Practicalize), maka pedoman aministrasi kesekeretariatan HMI, mencakup hal – hal sebagai berikut :

1) Pendahuluan

2) Organisasian kesekretariatan HMI

3) Administrasi surat menyurat (ketatausahaan) HMI

4) Tata kearsipan

5) Invetaris dan dokumentasi organisasi

6) Perpustakaan organisasi

7) Keprotokoleran

8) Penutup

9) Lampiran

II. KESEKRETARIATAN

1. Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi dengan efektif, diperlukan suatu tempat tertentu, sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi. Tempat penyelenggaraan

administrasi dinamakan “ sekretariat Organisasi” atau dengan kata lain “Kantor Organisasi”

2. HMI sebagai suatu oragnisasi adalah sautu bentuk kerja sama dari sekelompok mahasiswa – mahasiswa Islam untuk mencapai tujuan bersama (tujuan HMI pasal 4 anggaran dasar HMI) untuk mengatur kerja sama ini

ke arah pencapaian tujuan tujuan organisasi. Demikian pula pembagian  kerja (distribution of work) bagi setiap anggota pengurus dalam mengelola aktifi tas – aktifi tas organisasi, sangat dibutuhkan mengingat kompleksitas

aktifi tas dan banyaknya anggota pengurus organisasi. Aktifi tas organisasi berpusat pada sekretariat organisasi. Bagi HMI atau sekretariat Badko Cabang, Korkom, Komisariat, Lembaga dan lain – lain

untuk setiap tingkatan aktifi tas organisasi. Administrasi kesekretariatan merupakan bagian dari pada administrasi organisasi, yaitu sebagai unit tugas / pekerjaan yang penyelenggaraannya

diserahkan kepada bidang sekretariat jenderal atau sekretaris organisasi. Usaha penyelenggaraan administrasi kesekretariatan bertujuan agar sekretaris HMI benar – benar dapat berfungsi sebagai sekretaris organisasi

yaitu

1.1 Tempat kerja yang efi sien bagi pengurus dalam pengendalian organisasi.

1.2 Pusat Komunikasi Organisasi

1.3 Pusat Kegiatan Administrasi

3. Perencanaan Pengaturan Sekretariat

Supaya sekretariat HMI benar – benar dapat berfungsi sebagai sekretariat organisasi maka perlu dibuat perencanaan dan pengaturan tentang sekretariatnya, baik mengenai letak, bangunan maupun ruangan –

ruangannya. Perencanan dan pengaturan sekretariat meliputi :

3.1 Letak Sekretariat

Sekretariat HMI yang terletak pada tempat yang strategis akan sangat menentukan kelancaran komunikasi dengan pihak manapun, terutama dengan anggota, sehingga mudah dicari, didatangi dan mudah pula mengadakan hubungan keluar, di samping pertimbangan kelancaran komunikasi maka dalam menentukan tempat sekretariat HMI harus diperrtimbangkan tentang keadaan sekelilingnya (milih lokasi) yang menjamin ketenangan dan kesehatan sehingga memungkinkan bagi fungsionaris (pengurus) organisasi dapat

bekerja menunaikan tugasnya di sekretariat ini dengan baik dan efektif.

 3.2 Bangunan Sekretariat

Bangunan gedung sekretariat HMI hendaklah diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan mengenai administrasi maupun kegiatan – kegiatan lainnya. Untuk maksud tersebut, kirangya dapat diikuti ketentuan – ketentuan sebagai berikut :

3.2.1 Jumlah ruangan disesuaikan dengan jumlah kebutuhan kegiatan dalam kesekretariat HMI yaitu adanya :

- Ruang tata usaha , tempat pengerjaan dan penyesuaian

- surat menyurat dan penyimpanan arsip – arsip oragnisasi.

- Ruang tanu, untuk menerima tamu – tamu organisasi

- Ruang perpustakaan

- Ruang persidangan, untuk sidang – sidang pengurus

- Diusahakan kesekretariatan ini juga merupakan sekretariat dari badan – badan khusus HMI yang setingkat.

3.2.2 Antara ruangan – ruangan tersebut hendaknya diperhatikan tentang hubungan antara satu ruangan dengan ruangan lainnya, dengan mengingat prinsip – prinsip “time and Motion Study” sehingga menjamin kelancaran komunikasi dengan mempertimbangkan jarak antara satu dengan yang lainnya (garis lurus adalah jarak terdekat).

3.2.3 Dalam setiap ruangan tersebut sedapat mungkin diusahakan adanya faktor – faktor yang dapat memperlancar tugas dan kerja. Untuk itu perlu adanya alat – alat dan perabotan yang menopang dan menjamin kelancaran tugas –tugas organisasi.

3.2.4 Dalam mengatur sekretariat ini, maka harus mengingat dan memperlihatkan faktor – faktor yang dapat menjamin / menjaga kesehatan bagi para pengurus dan anggota organisasi yang

melaksanakan tugas di sekretariat itu.

Faktor – faktor tersebut antara lain soal sinar dan hawa (venti lasi) harus ada dan genteng kaca di mana perlu diadakan sinar matahari sangat perlu menjaga kesehatan mata dan jiwa

untuk menjaga kesehatan paru – paru.

3.2.5 Sekretariat yang diatur dengan rapi memberi pandangan yang baik dan menyenangkan, baik kepada pengurus maupun anggota anggota organisasi di samping itu suasana yang demikian akan

banyak memberikan kesehatan dalam bekerja dan akan sangat membantu kelancaran tugas – tugas organisasi.

Dalam mengusahakan gedung sekretariat ini, sedapat mungkin sekaligus di tempat itu ada wisma HMI yaitu tempat menginap fungsionaris organisasi. Wisma HMI ini akan sangat besar sekali manfaat sebagai markas organisasi di mana setiap fungsionaris yang bertempat tinggal disitu dapat melaksanakan

tugas – tugas organisasi. Hal ini sangat membantu dan mempermudah komunikasi.

3.3 Ruangan Sekretariat

Dalam mengatur ruangan sekretariat, hendaknya diperlihatkan faktor – faktor yang dapat membuat ruangan tersebut benar – benar berfungsi sebagaimana mestinya. Faktor tersebut ialah hal – hal yang memberikan kesenangan, kemauan dan semangat bagi orang yang tinggal di dalamnya, yaitu menyangkut keindahan dan efi siensi, karena di dalam sekretariat HMI terapat ruangan – ruangan yang mempunyai fungsi sendiri – sendiri (ruang tamu, ruang sidang dsb), maka dalam pengaturan tersebut haruslah disesuaikan dengan

tujuan dan fungsi ruangan tersebut.

3.3.1 Menghias Ruangan

Untuk menimbulkan keindahan ruangan perlu adanya hiasan – hiasan ruangan (hone decoration). Hiasan dari tiap – tiap ruangan berbeda – beda menurut tujuan dan fungsinya

masing – masing.

- menimbulkan semangat kegairahan dan kemauan

- menimbulkan rasa senang dan tentram dalam hati

- membuat enak/nyaman/kerasan tinggal pada ruangan itu.

Ruangan yang sehat yaitu ruangan yang ditata menurut ketentuan – ketentuan di atas yang akan memberi kesegaran daya dan kemampuan kerja pengurus dan anggota yang

berbeda dalam sekretariat HMI.

III. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)

1. Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah satu bidang yang penting dari lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.

1.1 Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan (Talk in writing)

1.2 Bentuk suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pemikiran dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui oleh orang lain.

1.3 Juga merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan. Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikatif bagi seorang dengan orang lain. Karena sifat yang demikian, maka surat – surat harus disusun secara ringkas dan padat tetapi tegas, bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana dan teratur. Penulisan surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan masak apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan karena

melalui surat itu berarti dia telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.

2. Mengingat pengertian dan sifat suatu surat seperti tersebut di atas, maka bagi suatu organisasi turut menjadi sangat penting yaitu :

2.1 Sebagai alat komunikasi

2.2 Sebagai dokumentasi organisasi

2.3 Sebagai tanda bukti (alat bukti/pemeriksaan) dengan adanya dan kekuatan dan kemampuan surat, maka pimpinan organisasi dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan serta pendapat

serta dapat pula mengetahui tentang perkembangan kehidupan organisasi dengan bahan – bahan tersebut dapat diatur dan dikendali organisasi dengan baik, apabila proses surat – menyurat (koresponden) berjalan lancar dan efektif dari seluruh bagian dan aparat organisasi, karena pada hakekatnya suatu surat atau kegiatan ketatausahaan mempunyai ciri-ciri utama sebagai berikut :

- bersifat pelayanan

- bersifat menetes keseluruhannya bagian atau aparat organisasi

- dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Ciri yang pertama berarti surat menyurat (ketatausahaan) merupakan service work (pekerjaan pelayanan) yang bersifat memudahkan atau meringankan (fasilitating fungcion), yang dilakukan untuk membantu

pekerjaan – pekerjaan Ciri berikutnya berarti surat menyurat (ketatausahaan) diperlukan di mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi yang terdapat pada puncakpimpinan tertinggi (aparat tertinggi organisasi) sampai kepada ruangan kerja satuan organisasi (aparat) terbawah.

3. Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain “administrasi”surat menyurat adalah satu proses yang berencana dan teratur yang dimulai dengan adanya ide pemugarannya sampai penyelesaiaan dan

penyimpangan sebagaimana mestinya. Administrasi surat menyurat HMI meliputi 3 (tiga) hal :

3.1 Bentuk dan isi surat HMI

3.2 Sirkulasi surat (surat keluar masuk)

3.3 Penyimpangan (pengarsipan)

4. Bentuk dan isi surat

Surat – surat HMI adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isinya harus menuruti ketentuan – ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan

atau penulisan, bentuk surat, macam dan isi surat.

1. surat – surat organisasi ditulis dalam kertas putih

2. ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran folio (C4) Hal ini mengingat segi praktisnya, di mana kertas ukuran inilah banyak kwarto (A4) dapat pula dipergunakan, tetapi pada umumnya ukuran ini

sulit didapatkan di pasaran. Tambahan lagi kertas C4 (Folio) : 229 mm – 324 mm. Mengenai perihal dimaksud sebagai inti isi singkat surat, biasa juga disebut pokok surat. Ia tak perlu panjang, ringkas tetapi jelas, tepat. Sehingga dengan membaca perihal atau pokok surat ini saja pembaca atau penerima

surat di bawah ini adalah contoh paling mudah :

Hal : Permohonan Ceramah

5. Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan terletak pada kanan atas surat, sejajar dengan perihal alamat surat tidak selamanya ditujukan kepada seseorang, tetapi sering pula kepala suatu badan atau lembaga. Bila ditujukan kepada suatu lembaga atau instansi, maka penyebutannya bukan kepada nama lembaganya, melainkan kepada pengurus atau pimpinan lembaga itu.

Contoh :

Nomor :

Lamp :

Hal :

Kepada Yang Terhormat

Sdr. Pengurus Besar HMI

Di

JAKARTA

Bila surat ini ditujukan kepada salah satu bagian / unit yang ada pada lembaga itu, hendaknya dilengkapi dengan “up” yang berarti “untuk perhatian”

Contoh :

Kepada Yang Terhhormat

Sdr. Pengurus Besar HMI

u.p Bidang PAO

Di

JAKARTA

Dengan begitu penerima surat (telah mengagendakan seperlunya) bisa meneruskan kepada bidang Aparat organisasi PB HMI untuk ditindaklanjuti.

6. Kata permulaan surat

Bagi HMI sebaiknya dipakai kalimat “Assalamualaikum Wr. Wb,” minimal “dengan hormat”. Kata permulaan ini berfungsi sebagai pembukaan surat, ditulis dengan alinea baru berjarak 2 ½ spasi di bawah pokok surat.

Contoh:

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Teriring salam dan do`a semoga aktivitas keseharian Bapak/Ibu mendapat limpahan rahmat dari Allah SWT. Amin.

7. Isi Surat

Suatu surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan penyusunannya memakai sistematika sebagai berikut :

- Pendahuluan

- Uraian Persoalan (isi/pokok surat)

- Penutup

Pendahuluan

Ini dimaksudkan untuk menarik perhatian pembaca/penerima surat tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam surat itu kalau hanya sekedar menyampaikan berita singkat, kata atau kalimat pendahuluan ini tidaklah

menjadi keharusan pertimbangannya adalah efi siensi tapi bila menyangkut persoalan penting (apabila kalau memerlukan penguraian dan perincian), maka surat ini mestilah memakai kata pendahuluan gunanya tidak hanya sekedar menarik perhatian melainkan sekaligus sebagai motivasi (konsideran).

Contoh :

“diberitahukan bahwa,” atau dengan ini disampaikan bahwa, …. Dst.

(untuk surat – surat pemberitahuan).

“Bersama ini …. atau dengan ini ….dst (untuk surat – surat pengantar).

“Memenuhi permintaan saudara” atau menunjuk surat saudara No…..

Bertanggal…. dst (untuk surat permintaan, jawaban, balasan, pernyataan). Tempo – tempo kalimat pendahuluan ini bias berupa konstatasi ataupun pertimbangan – pertimbangan yang melatarbelakangi hingga surat dibuat,

misalnya :

“Berhubungan adanya gejala yang kita rasakan bersama tentang ….. dst”.

Kalimat pendahuluan ini sebaliknya tidak lebih dari satu alinea ditulis 2 (dua) spasi di bawah kata permulaan surat (Assalamualaikum Wr. Wb).

Uraian Persoalan (Isi/pokok surat)

Kecuali maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal – hal yang minimal harus diperhatikan adalah :

a) Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit – belit, singkat lagi terputus – putus juga tidak baik. Hal – hal seperti itu biasanya akan membuat salah pengertian bagi penerima surat untuk mudah dipahami maka pada surat – surat yang panjang sebaiknya atau seharusnya diberi alinea banyak sedikitnya alinea tergantung dari banyak pokok – pokok pikiran yang ada dalam surat tersebut tetapi perlu pula diperhitungkan

untuk mencapai susunan yang baik dan harmonis. Pembagian dalam alinea sangat memudahkan pengertian jarak antara alinea dan spasi (kalimat) dalam satu alinea 1 ½ (satu setengah) spasi.

b) Dalam satu surat, sebaiknya/seharusnya hanya dipersoalkan satu jenis perkara atau permasalahan sebab pencampuran soal dalam satu surat akan menimbulkan kesukaran, baik dalam penyusunannya dan mencari

kembali surat itu bila diperlukan lagi.

c) Dalam penyusunan isi surat selanjutnya harus dijaga tentang kata – kata dan kalimat yang digunakan hendaklag sopan dan wajar, tidak berlebih – lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan pengaruh bahasa sangat besar sekali, sebabdisitu tergambar tentang sikap orang yang membuat surat itu. Oleh sebab itu menyusun surat diserahkan kepada orang yang berkemampuan bahasa cukup. Kalimat Penutup Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespodensi perlu adanya kalimat – kalimat penutup seperti : “Demikian harap maklum” Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih”. Fungsi kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat karena itu bukanlah suatu keharusan mutlak dalam pembuatan surat – surat resmi namun demikian untuk kesopanan dan pemanis surat sebaiknya dalam membuat surat – surat resmi organisasi tetap masih digunakan kalimat penutup yang sesuai dengan isi surat.

8. Penutup surat

Kalau dalam pembuatan surat resmi dimulai dengan “Basmallah” dan dibuka dengan “Assalamu’alaikum Wr,Wb.” Maka dalam penutup surat – surat resmi HMI ditutup dengan Wabillahi Taufi q Walhidayah dan Wassalamualaikum Wr, Wb.” Surat khusus (seperti surat keputusan, Surat keterangan edaran, instruksi,

tugas/mandat dan sebagainya) dibuka dengan basmallah.

1. Buku Agenda

Untuk memudahkan pengelolaan system administrasi dan kesekretariatan dalam hal ini pengelolaan surat menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka

system pengagendaan surat menyurat perlu tersendiri. Adapun unsure – unsure yang penting untuk dicata adalah :

- Nomor Urut Surat

- Nomor Kode Arsip

- Nomor Surat

- Tanggal Terima

- Nomor dan Tanggal Surat

- Isi Surat

- Asal Surat

- Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

2. Surat keluar

Surat keluar adalah surat yang kita keluarkan untuk mengemukakan kehendak, pikiran dan maksud kita kepada pihak lain. Surat keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut :

2.1 Konsep surat harus terlebih dahulu dimintakan clearence kepada pengurus yang berkepentingan agar tidak terjadi perbedaan – perbedaan antara muatan, isi dan redaksi surat tersebut.

2.2 Konsep surat yang telah mendapat clearence, kemudian diberi nomor verbal.

Buku verbal untuk dan kode arsip surat

- Nomor urut dan kode arsip surat

- Nomor surat

- Tanggal surat (penanggalan nasional dan hijriah)

- Perihal isi surat

- Kepada siapa (keputusan, lampiran, penyimpangan)

Contoh Agenda Buku Verbal

No. Surat Tanggal Isi Surat Keputusan Keterangan

314/KPTS/A/051420 23-05-1420

04-09-1999

Pengesahan SC Kongres

ke – 25 HMI

KA - 1

Buku Agenda Surat Keputusan

No K o d e

Arsip

No.Surat Tanggal Isi Surat Kepada

1991 KA II 1 9 0 3 / A /

Sek/05/1420

26-05-1420

07-09-1999

Pendataan

Nasional

HMI Cabang se

Indonesia

Konsep surat yang telah “Crereance” dan nomor surat, diketik sesuai dengan jumlah yang dikehendaki. Legalitas organisasi (tanda tangan ketua, sekretaris dan stempel)setelah dibukukan barulah surat tersebut siap untuk dikirim kepada tujuan.Pengiriman surat – surat betul menempuh perjalanan menuju tujuannya kita bukukan dulu dalam bentuk ekspedisi yang memuat kolom – kolom.